Esta aquí:  / Administrativa y Financiera_

El Area de Gestión Administrativa y Financiera tiene como objetivo:

  • Elaborar y realizar seguimiento al Plan de compras de necesidades de funcionamiento e inversión de la Secretaría de Educación y Establecimientos Educativos para la vigencia fiscal.
  • Lograr transparencia en la adjudicación de contratos, ya sea por contratación directa, licitación o concurso y convenios para su normal funcionamiento.
  •  Agilizar los trámites correspondientes al perfeccionamiento de contratos o generación de órdenes de compra a fin de poder iniciar las actividades pertinentes de acuerdo con los términos acordados en la etapa precontractual.
  • Realizar seguimiento a la actualización de los inventarios de bienes muebles e inmuebles de los Establecimientos Educativos, realizado por el Grupo de Bienes del Ente Territorial.
  • Garantizar los recursos necesarios para el pago de servicios públicos de cada uno de los Establecimientos Educativos oficiales y Secretaría de Educación, ejerciendo control sobre el uso racional de los mismos mediante análisis y estudio estadístico constante.
  • Planear, programar y ejecutar la atención de la infraestructura de los Establecimientos Educativos para su adecuado funcionamiento en condiciones de salubridad y seguridad, en coordinación con la Secretaría de Infraestructura del Ente Territorial.
  • Elaborar el presupuesto de la Secretaría de Educación para la vigencia fiscal, con el fin de planear los recursos financieros que permitan garantizar el logro de los objetivos, planes de desarrollo, programas, subprogramas y proyectos, y obtener la aprobación del presupuesto por parte del Ente Territorial y el Concejo Municipal.
  • Coadyuvar al logro de resultados y toma de decisiones de la Secretaría de Educación, mediante la administración de los recursos financieros, posibilitando la ejecución de los pagos tanto de la vigencia actual, como de la vigencia anterior.
  • Cumplir con las disposiciones legales para entregar informes de retroalimentación de la ejecución presupuestal, facilitando el  control mediante la utilización de los diferentes mecanismos de monitoreo, para efectuar los ajustes requeridos de manera que no se vea afectada la labor de la Secretaría de Educación.
  • Realizar un registro sistemático de los hechos contables de la Secretaría de educación  con el fin de suministrar resultados operacionales reales, permitiendo conocer y demostrar los recursos controlados, las obligaciones pendientes  y los cambios que hubieren experimentado tales recursos.
  • Generar estados contables y de actividad financiera, económica y social de forma oportuna, consistente, relevante, comprensible, verificable y razonable de las operaciones financieras del Ente Territorial, de acuerdo con la normatividad vigente.
  • Verificar y consolidar la información de las instituciones educativas (Fondos de servicios educativos) de la Secretaría de Educación, de acuerdo con la normatividad vigente, con el fin de realizar seguimiento, análisis y asesoría apropiada a los mismos para una correcta utilización de los recursos.
  • Asesorar   al  Secretario  de  Educación  en  la  formulación  de  las  políticas,  planes  y programas  de administración, desarrollo  y control de los recursos económicos, físicos y tecnológicos de la Secretaría.
  • Orientar  el  diseño,   consolidación   y  actualización   del  Plan   Financiero   Plurianual,   el Presupuesto,  con la participación  de las demás dependencia  de la Secretaría  y  tramitar oportunamente su aprobación ante la autoridad competente.
  • Establecer las directrices para la prestación y actualización de los servicios informáticos.
  • Establecer las directrices para la administración de tos recursos tecnológicos de las dependencias administrativas de la secretaría.
  • Dirigir y orientar las políticas de Atención al Ciudadano de acuerdo con las directrices del Gobierno Municipal sobre la materia.
  • liderar  con el grupo  de Gestión  administrativa  el  proceso  de adquisición  de  bienes  y servicios de la Secretaría y efectuar el respectivo seguimiento a los contratos y convenios de la SEM.
  • Coordinar  y liderar   con el grupo de Gestión  administrativa  y de servicios  las  acciones para   Tramitar  y expedir  las  certificaciones  de titulación  de estudios   solicitadas  por la comunidad, de acuerdo a la información contenida en los archivos respectivos.
  • Coordinar  y liderar   con el grupo de Gestión  administrativa  y de servicios  las  acciones para    controlar los  documentos  que  hacen  parte  del  sistema  de  gestión  de  calidad, incluidos los registros; de tal manera  que se garantice su uso correcto  y adecuado,  se conserven  legibles, fácilmente identificables y recuperables  buscando que con éstos se proporcione evidencia de  la conformidad  con  los  requisitos así como  de  la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.
  • Responder  por la  memoria institucional,  la  clasificación,  organización  y configuración  de los archivos de gestión y su transferencia al archivo central de la secretaría. conforme a las normas que regulan la materia.
  • Establecer los lineamientos generales de la gestión financiera de la entidad.
  • Dirigir y controlar el desarrollo de los estudios económicos y financieros requeridos por la Secretaría de Educación Municipal
  • Asegurar la  aplicación  e  implementación  de  los   procesos  de  apoyo  institucional  del Sistema de Gestión de la Calidad  de acuerdo a las directrices definidas por la entidad.